Privacyverklaring

Deze verklaring is van BD Finance & Control, Rotterdam, KvK-nummer 42013390. Wij bieden online boekhoudsoftware voor zzp'ers en kleine ondernemers in Nederland.

Voor de gegevens over uw eigen account zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die u in de boekhouding vastlegt over uw klanten en leveranciers bent u zelf verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Die verhouding is vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst.

• Accountgegevens: e-mailadres, bedrijfsnaam en uw wachtwoord (alleen als onomkeerbare hash opgeslagen).
• Bedrijfsgegevens: KvK-nummer, btw-nummer, adres en IBAN.
• Boekhoudgegevens: facturen, bonnetjes, klant- en leveranciersgegevens, banktransacties, uren en kilometers.
• Beveiligingsgegevens: IP-adres, browser- en apparaattype, inlogpogingen en beveiligingsacties, plus het versleutelde geheim van uw authenticator-app als u tweestapsverificatie gebruikt.
• Betaalgegevens: uw abonnementsbetaling verloopt via Mollie. Wij ontvangen en bewaren geen volledige rekening- of creditcardnummers.
• Contactberichten: naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht als u ons via het contactformulier benadert, plus een onherleidbare (gehashte) versie van uw IP-adres om misbruik te beperken.
• Websitestatistieken: wij meten anoniem welke pagina's worden bezocht met Vercel Web Analytics. Daarvoor worden geen cookies geplaatst en geen bezoekersprofielen gemaakt.

• Om de dienst te leveren en uw account te beheren (uitvoering van de overeenkomst).
• Om uw account te beveiligen, misbruik te voorkomen en inbraakpogingen op te sporen (gerechtvaardigd belang).
• Om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht (wettelijke verplichting).
• Om bonnetjes automatisch uit te lezen als u die functie gebruikt (uitvoering van de overeenkomst). Afbeeldingen worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en maken geen profielen.

Wij verkopen uw gegevens nooit. We schakelen alleen de volgende subverwerkers in, met wie we verwerkersafspraken hebben gemaakt:

• Vercel Inc. — Hosting van de applicatie en AI-verwerking (AI Gateway). EU-regio; doorgifte naar de VS op basis van het EU-US Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen.
• Neon Inc. (Databricks) — Opslag van de database. Versleuteld opgeslagen; doorgifte op basis van standaardcontractbepalingen.
• Mollie B.V. — Verwerking van abonnementsbetalingen (iDEAL, SEPA-incasso en creditcard). Nederland (EU).
• Google (Gemini, via Vercel AI Gateway) — Uitlezen van bonnetjes als u de scanfunctie gebruikt; afbeeldingen worden niet gebruikt om modellen te trainen. Verwerking via de AI Gateway van Vercel; doorgifte op basis van standaardcontractbepalingen.
• Resend Inc. — Versturen van transactionele e-mails (alleen als e-mail is ingeschakeld). Doorgifte op basis van standaardcontractbepalingen.

Gegevens gaan alleen naar de Belastingdienst of andere instanties als u daar zelf opdracht toe geeft of als de wet ons daartoe verplicht.

• Boekhoudgegevens: zolang uw account bestaat. U bent zelf verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren; exporteer die daarom voordat u uw account verwijdert.
• Accountgegevens: worden direct verwijderd wanneer u uw account verwijdert.
• Beveiligingslogboek: 12 maanden.
• Sessies: maximaal 14 dagen, of korter als u uitlogt.
• Contactberichten: 12 maanden na het laatste contact.

• Alle verbindingen zijn versleuteld met TLS (HTTPS).
• Wachtwoorden worden gehasht met bcrypt; sessietokens slaan we alleen gehasht op.
• Tweestapsverificatie met een authenticator-app, zoals Microsoft Authenticator.
• Accountvergrendeling en snelheidsbeperking bij herhaalde mislukte inlogpogingen.
• Een beveiligingslogboek waarin u zelf uw inlogactiviteit en actieve sessies kunt bekijken.
• Iedere gebruiker heeft alleen toegang tot zijn eigen administratie.

Bij een datalek dat risico's voor u oplevert, melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u zo snel mogelijk.

U hebt het recht om:

• uw gegevens in te zien en te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• uw gegevens te downloaden in een gangbaar formaat (dataportabiliteit) — dit kan direct via Instellingen → Account → Gegevens exporteren;
• bezwaar te maken tegen of een beperking te vragen van de verwerking;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij reageren binnen een maand op uw verzoek.

Wij gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Meer informatie vindt u in onze cookieverklaring.

Hebt u vragen over deze privacyverklaring of wilt u een van uw rechten uitoefenen? Neem dan contact op via privacy@easy-boekhouden.nl.