Welke administratie moet je bijhouden als zzp'er?

De checklist

1. Verkoopfacturen

Elke factuur die je verstuurt, bewaar je. Een factuur moet onder meer bevatten:

• je naam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer;
• de naam en het adres van je klant;
• een uniek, doorlopend factuurnummer;
• de factuurdatum en de datum van levering;
• een omschrijving van wat je hebt geleverd;
• het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

2. Inkoopfacturen en bonnetjes

Alles wat je zakelijk koopt, leg je vast met een factuur of bon. Zonder bewijs kun je de kosten niet aftrekken en de btw niet terugvragen.

3. Bankafschriften

Je zakelijke bankrekening laat zien welk geld er binnenkomt en uitgaat. Koppel elke betaling aan een factuur of bon. Zo zie je meteen welke klant nog niet heeft betaald.

4. Debiteuren en crediteuren

Houd bij wie jou nog geld schuldig is (debiteuren) en wie jij nog moet betalen (crediteuren). Zo houd je grip op je geldstroom.

5. Urenregistratie

Wil je de zelfstandigenaftrek gebruiken? Dan moet je kunnen aantonen dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming werkt. Daarvoor heb je een urenregistratie nodig. Ook uren voor administratie, acquisitie en scholing tellen mee.

6. Kilometerregistratie

Rijd je met je privé-auto voor je werk? Dan mag je in 2026 €0,25 per zakelijke kilometer aftrekken. Dat moet je onderbouwen met een rittenregistratie: datum, van waar naar waar, het doel van de rit en het aantal kilometers.

7. Voorraad (als je die hebt)

Verkoop je producten? Houd dan bij wat je op voorraad hebt.

Hoe lang moet je je administratie bewaren?

De hoofdregel is 7 jaar. Voor gegevens over onroerend goed, zoals een bedrijfspand, geldt 10 jaar. Je mag alles digitaal bewaren, zolang de bestanden bij een controle leesbaar zijn. Lees er meer over in Hoe lang moet je bonnetjes bewaren?

Hoeveel tijd kost het?

Wie elke week tien minuten bijhoudt, is aan het eind van het kwartaal in een half uur klaar met de btw-aangifte. Wie alles laat liggen, zoekt dagen naar bonnetjes. Het geheim is: verwerk alles meteen.

Zo houd je het simpel

Makkelijk Boekhouden zet alles van deze checklist op één plek: facturen maken, bonnetjes scannen met AI, je bankafschrift importeren, uren en kilometers bijhouden. Je hoeft geen boekhoudtermen te kennen. Heb je een vraag? Stel hem gewoon in het Nederlands aan de AI-assistent.