Btw-aangifte als zzp'er zelf doen: stap voor stap

Wanneer moet je btw-aangifte doen?

De meeste zzp'ers doen per kwartaal aangifte. Je dient de aangifte in en betaalt uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal.

Te laat? Dan kun je een boete krijgen, ook als je niets hoeft te betalen. Doe dus altijd op tijd aangifte, ook als je dat kwartaal geen omzet had.

Stap 1: Zet je verkoopfacturen klaar

Tel alle facturen op die je dit kwartaal hebt verstuurd. Splits ze per btw-tarief:

• 21%, het standaardtarief voor de meeste diensten en producten.
• 9%, het verlaagde tarief, onder meer voor voedingsmiddelen en boeken.
• 0% of verlegd, bijvoorbeeld bij leveringen en diensten aan bedrijven in andere EU-landen.

Je hebt per tarief twee bedragen nodig: de omzet zonder btw, en de btw die je hebt gerekend.

Stap 2: Zet je zakelijke bonnen en inkoopfacturen klaar

Alles wat je zakelijk koopt, zoals een laptop, software of een treinkaartje, bevat vaak btw. Die btw mag je terugvragen. Dat heet voorbelasting.

Let op: je mag alleen btw terugvragen als je een geldige factuur of bon hebt. Een bankafschrift alleen is niet genoeg. Bewaar daarom elk bonnetje, het liefst meteen digitaal.

Stap 3: Vul de aangifte in

Je doet aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je vult daar per rubriek de bedragen in:

1. Je omzet en de gerekende btw, per tarief.
2. Eventuele leveringen naar of vanuit het buitenland.
3. Je voorbelasting, dus de btw die je zelf hebt betaald.

De Belastingdienst rekent daarna uit wat je moet betalen of terugkrijgt.

Stap 4: Betaal op tijd

Moet je btw betalen? Maak het bedrag dan over vóór de deadline, met het betalingskenmerk dat je bij de aangifte krijgt. Het geld moet op tijd binnen zijn, niet alleen de aangifte.

Tip: zet elke maand de btw die je ontvangt apart op een spaarrekening. Dan schrik je niet aan het eind van het kwartaal.

Veelgemaakte fouten

• Bonnetjes kwijt. Zonder bon geen voorbelasting, en dat kost je direct geld.
• Privé-uitgaven meetellen. Alleen zakelijke kosten tellen mee.
• Geen aangifte bij nul omzet. Ook dan moet je aangifte doen.
• Btw over het verkeerde kwartaal. De factuurdatum bepaalt in welk kwartaal een factuur hoort, niet de datum waarop je betaald wordt.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Verwacht je minder dan €20.000 omzet per jaar? Dan kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw en hoeft meestal geen btw-aangifte te doen. Je mag dan ook geen btw terugvragen. Of dat voordelig is, hangt af van je klanten en je kosten.

Btw-aangifte zonder gedoe

Met Makkelijk Boekhouden fotografeer je een bonnetje en de AI vult bedrag, datum en btw voor je in. Aan het eind van het kwartaal zie je per rubriek precies welk bedrag je in Mijn Belastingdienst Zakelijk invult. Je hebt er geen boekhoudkennis voor nodig.